Como emitir a nota fiscal corretamente: NCM, CFOP e os impactos na tributação da sua empresa

Emitir uma nota fiscal parece simples: informar o produto, o valor e os dados do cliente. Mas, na prática, uma nota fiscal preenchida com códigos incorretos pode gerar tributação indevida, problemas fiscais e até pagamento maior de impostos do que o necessário.

Isso acontece porque a emissão correta de uma nota fiscal depende de uma análise que vai muito além do valor da venda.

É necessário observar o NCM do produto, o CFOP da operação, a tributação aplicável, a origem da mercadoria, a nota fiscal de entrada e, no caso das empresas do Simples Nacional, a forma correta de segregação da receita.

Estar no Simples Nacional não significa que todos os produtos são tributados da mesma maneira

Esse é um dos principais pontos que muitos empresários desconhecem.

Uma empresa pode ser optante pelo Simples Nacional e comercializar produtos com tratamentos tributários diferentes.

Dependendo da mercadoria e da operação, podem existir situações envolvendo:

• Substituição Tributária do ICMS;

• Tributação monofásica de PIS e Cofins;

• Antecipação do ICMS;

• Diferentes tratamentos conforme a origem e o destino da mercadoria;

• Operações internas ou interestaduais;

• Produtos com benefícios fiscais ou regimes específicos.

No Simples Nacional, essas diferenças precisam ser corretamente identificadas para que a receita seja informada da maneira adequada na apuração do DAS.

A própria Receita Federal orienta que receitas de mercadorias sujeitas à substituição tributária ou à tributação monofásica sejam segregadas corretamente, pois determinados tributos podem deixar de compor o cálculo daquela receita.

Ou seja: o Simples Nacional simplifica a forma de recolhimento, mas não elimina a necessidade de uma correta classificação fiscal.

NCM: o código do produto precisa estar correto

O NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul é utilizado para identificar e classificar mercadorias.

E aqui está um ponto importante:

não basta escolher um NCM “parecido” com o produto.

A classificação deve considerar as características efetivas da mercadoria, sua composição, finalidade, apresentação e demais critérios previstos na legislação.

Isso é especialmente importante porque determinados tratamentos tributários são vinculados à classificação fiscal do produto.

Um NCM incorreto pode levar a empresa a:

• recolher imposto a maior;

• recolher imposto a menor;

• deixar de aplicar uma substituição tributária quando ela é devida;

• aplicar indevidamente uma tributação monofásica;

• informar a receita de forma incorreta no Simples Nacional;

• emitir documentos fiscais com informações incompatíveis com a operação.

Portanto, o cadastro fiscal do produto é uma parte importante da gestão tributária da empresa.

CFOP: não é simplesmente “o código da venda”

Outro erro bastante comum é acreditar que basta utilizar sempre o mesmo CFOP para determinado produto.

O CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações identifica a natureza da operação realizada.

Por isso, a mesma mercadoria pode ter CFOPs diferentes dependendo da operação.

Por exemplo, uma venda de mercadoria adquirida de terceiros pode ter um tratamento diferente de uma venda realizada em uma operação interestadual ou de uma operação envolvendo mercadoria sujeita à substituição tributária.

Um dos CFOPs utilizados em determinadas operações de venda de mercadorias adquiridas de terceiros é o 5.102, enquanto situações específicas envolvendo mercadorias sujeitas à substituição tributária podem utilizar outros códigos, como o 5.405, conforme as características da operação e a legislação aplicável.

Por isso, NCM e CFOP precisam ser analisados em conjunto com os demais dados da operação.

E o que a nota fiscal de entrada tem a ver com a nota de saída?

Tem muita coisa.

A nota fiscal de entrada da mercadoria fornece informações importantes para determinar como aquela mercadoria deverá ser tratada posteriormente na saída.

Imagine, por exemplo, que uma empresa compre determinado produto de um fornecedor.

Na entrada, é necessário verificar:

Qual é o NCM?
Qual foi o CFOP utilizado?
A mercadoria está sujeita à substituição tributária?
Houve retenção ou recolhimento antecipado?
Qual é a origem da mercadoria?
Qual é a situação tributária informada?

Essas informações ajudam a formar o histórico fiscal daquele produto dentro da empresa.

Na hora da venda, simplesmente copiar o cadastro de outro produto ou utilizar um CFOP padrão pode resultar em uma classificação incorreta.

Um exemplo prático

Imagine uma empresa comercial que compra um produto para revenda.

Na nota de entrada, o produto está identificado com determinado NCM e possui tratamento de substituição tributária.

Se, na saída, a empresa cadastrar esse mesmo produto como se fosse uma mercadoria sem substituição tributária, poderá acabar emitindo a nota fiscal e apurando o Simples de forma incompatível com a realidade da operação.

No caso do contribuinte substituído, a receita correspondente à revenda de mercadoria sujeita à substituição tributária deve ser segregada no Simples Nacional, de forma que o ICMS próprio não seja novamente considerado naquela parcela da receita.

É justamente por isso que a conferência precisa começar na entrada e terminar na saída.

Um mesmo produto pode representar tratamentos tributários diferentes

Vamos imaginar uma loja que comercializa diversos produtos.

Um determinado produto pode estar sujeito a uma determinada regra tributária, enquanto outro produto, mesmo sendo vendido pela mesma empresa e pelo mesmo preço, pode possuir tratamento diferente.

Isso significa que não é correto pensar:

“Minha empresa é do Simples, então todas as vendas entram da mesma forma no cálculo do DAS.”

Não necessariamente.

A Receita Federal reconhece, por exemplo, situações de tributação monofásica, nas quais determinados tributos são concentrados em uma etapa anterior da cadeia. Para o comerciante optante pelo Simples, a receita dessas mercadorias pode precisar ser segregada para que os percentuais correspondentes aos tributos já concentrados não sejam novamente considerados no cálculo.

O mesmo raciocínio ocorre com determinadas operações sujeitas à Substituição Tributária do ICMS.

Por isso, uma empresa que comercializa vários produtos precisa ter um cadastro fiscal organizado e atualizado.

E se a classificação estiver errada?

O problema pode aparecer de duas formas.

1. A empresa pode pagar imposto a maior

Imagine que determinado produto tenha um tratamento tributário que permita excluir determinado componente da tributação do Simples, mas a empresa não esteja segregando essa receita corretamente.

Nesse caso, ela poderá estar recolhendo mais imposto do que deveria.

2. A empresa pode pagar imposto a menor

O cenário inverso também é possível.

Se a empresa classificar uma mercadoria de maneira inadequada e deixar de recolher um tributo que efetivamente era devido, poderá surgir uma diferença tributária posteriormente, acompanhada de juros, multas e outras consequências.

Por isso, o objetivo de uma boa classificação fiscal não é simplesmente “pagar menos imposto”.

O objetivo é:

pagar o imposto correto, de acordo com a legislação e com a operação efetivamente realizada.

A Reforma Tributária torna esse cuidado ainda mais importante

A Reforma Tributária do Consumo trouxe novas exigências e mudanças que tornam a qualidade das informações fiscais ainda mais importante.

Em 2026, os documentos fiscais passaram a ser adaptados para contemplar informações relacionadas ao IBS e à CBS, dentro do processo de implantação da Reforma Tributária. Durante 2026, essas informações possuem caráter de teste e adaptação, conforme o cronograma e as regras divulgadas pelos órgãos competentes.

Para as empresas do Simples Nacional, as novas regras relacionadas ao IBS e à CBS terão efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme as alterações promovidas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional.

Isso significa que o empresário não deve esperar a Reforma Tributária chegar para organizar seus cadastros.

NCM, CFOP, produtos, fornecedores, notas de entrada e regras de tributação precisam estar corretamente estruturados.

Quanto melhor estiver o cadastro hoje, mais preparada estará a empresa para as mudanças que estão acontecendo.

Como a R&C Contadores Associados pode ajudar sua empresa?

Na R&C Contadores Associados, podemos realizar um trabalho de análise e organização dos produtos comercializados pela sua empresa.

A partir das informações dos produtos e das respectivas notas fiscais de entrada, podemos estruturar uma tabela fiscal personalizada, relacionando, conforme o caso:

• Produto;

• Descrição;

• NCM;

• CFOP de entrada;

• CFOP de saída;

• Tratamento tributário;

• Situação relacionada à substituição tributária;

• Tributação monofásica, quando aplicável;

• Informações necessárias para a correta segregação das receitas no Simples Nacional;

• Observações específicas para a operação.

O objetivo é criar uma referência para que a empresa e seu sistema emissor de notas fiscais trabalhem com informações mais organizadas e coerentes.

Por que isso é importante?

Porque uma empresa não deve descobrir que estava emitindo suas notas incorretamente somente quando receber uma cobrança fiscal.

A prevenção começa no cadastro do produto.

Uma classificação fiscal adequada ajuda a reduzir erros, evita recolhimentos indevidos e permite que a contabilidade tenha informações mais confiáveis para realizar a apuração dos tributos.

Sua empresa está realmente emitindo as notas fiscais corretamente?

Se você utiliza o Simples Nacional, comercializa produtos e tem dúvidas sobre NCM, CFOP, substituição tributária, tributação monofásica ou sobre a forma correta de informar suas vendas, talvez seja hora de revisar seus cadastros fiscais.

A R&C Contadores Associados pode ajudar sua empresa a analisar os produtos comercializados e estruturar uma tabela com os códigos e tratamentos fiscais aplicáveis às suas operações.

Não se trata simplesmente de pagar menos imposto. Trata-se de evitar pagar imposto errado.

Leia mais: Sua empresa está realmente emitindo as notas fiscais corretamente?